Meeting habis masa kumpul data, bukan buat keputusan?

“Saya cuma nak tahu keadaan syarikat hari ini, tanpa perlu tanya lima orang.”

• Meeting habis masa compile data dari banyak tempat

  Dashboard pengurusan sedia sebelum meeting bermula.

• Angka berbeza ikut siapa yang ditanya

  Semua bahagian guna rekod yang sama, jadi hanya ada satu jawapan.

• Masalah hanya nampak bila dah terlambat

  Jualan, tunggakan dan tindakan tertangguh kelihatan setiap hari.

• Semua kelulusan lalu anda, jadi tak boleh cuti

  Tetapkan aliran kelulusan dan had kuasa. Anda hanya semak yang penting.

• Bergantung pada staf yang “tahu semua”

  Proses, pelanggan dan dokumen kekal dalam sistem walaupun staf berhenti.

• Langgan banyak sistem yang tak bercakap antara satu sama lain

  Satu sistem, satu login dan satu bil langganan.

“Masa saya habis tanya “dah buat ke belum?”, bukan memimpin pasukan.”

• Tiada bukti staf buat kerja

  Setiap tugasan ada status, catatan dan lampiran bukti.

• Berpuluh Google Sheet untuk disemak setiap hari

  Satu paparan untuk seluruh pasukan, dikemas kini secara langsung.

• Tugasan tenggelam dalam group WhatsApp

  Setiap tugasan ada pemilik, tarikh akhir dan keutamaan.

• Appraisal ikut perasaan, bukan data

  Skor tugasan dan KPI dikira dari kerja sebenar sepanjang tempoh.

• Tak tahu siapa terbeban dan siapa lapang

  Paparan tugasan ikut staf dan jabatan menunjukkan beban kerja.

• Planning ditangguh sebab data tak lengkap

  Data terkini sentiasa ada, jadi planning boleh dibuat bila-bila.

“Lead masuk banyak, tapi saya tak pasti berapa yang betul-betul disusul.”

• Dah closing pun kena update laporan dan status di banyak tempat

  Sekali rekod order, status lead, laporan jualan dan komisen dikemas kini sendiri.

• Lead WhatsApp tercicir atau dibalas dua kali

  Setiap lead diagihkan kepada satu pemilik dengan tarikh susulan.

• Sales berhenti, senarai pelanggan ikut keluar

  Sejarah pelanggan dan perbualan kekal pada rekod syarikat.

• Quotation lambat siap, pelanggan lari ke pesaing

  Quotation dari senarai harga syarikat siap dalam beberapa minit, dengan PDF.

• Harga dan diskaun tak konsisten antara sales

  Diskaun melebihi had perlu kelulusan pengurus.

• Follow-up bergantung pada ingatan

  Status susulan dan peringatan untuk setiap lead.

• Tak nampak jualan yang bakal masuk bulan ini

  Pipeline dan ramalan jualan dalam pelan Pro.

“Lead datang dari Facebook, Instagram, TikTok dan WhatsApp. Nak tahu mana yang betul-betul jadi jualan pun susah.”

• Lead dari setiap media sosial dan borang berada di tempat berbeza

  Link dan borang lead OSYS kumpul semua lead dalam satu senarai, dengan sumber direkod.

• Tak tahu kempen mana yang bawa jualan sebenar

  Sumber setiap lead dijejak hingga jualan berjaya.

• Laporan pemasaran di-compile manual setiap minggu

  Laporan pemasaran ikut sumber, dalam dashboard yang sama dengan jualan.

• Lead dari iklan lambat disusul, bajet iklan terbazir

  Lead baharu terus diagihkan kepada sales dengan peringatan susulan.

• Permintaan design datang melalui WhatsApp, tarikh akhir terlepas

  Permintaan kreatif dan bahan media diurus sebagai tugasan dengan status.

“Hujung bulan saya habis masa compile kehadiran, cuti dan tuntutan dari fail yang berbeza.”

• Compile laporan kehadiran, cuti dan tuntutan dari banyak fail

  Semuanya sudah dalam satu sistem, jadi laporan HR sedia bila diperlukan.

• Rekod kehadiran tak tepat dan senang dipertikai

  Staf clock in dan clock out dari telefon, dengan rekod masa yang jelas.

• Permohonan cuti melalui WhatsApp, baki dikira manual

  Permohonan dan kelulusan cuti dalam sistem, baki dikemas kini sendiri.

• Dokumen staf bertaburan, tarikh tamat tempoh terlepas

  Dokumen staf disimpan di satu tempat, dengan peringatan tamat tempoh dalam Pro.

• Memo dan polisi tak sampai kepada semua staf

  Memo dihantar terus kepada staf melalui sistem.

• Borang EA dan PCB hujung tahun kelam-kabut

  Rekod gaji dan potongan berkanun sedia untuk Borang EA dalam Pro.

“Bukti bayaran ada dalam WhatsApp, Excel dan e-mel. Hujung bulan memang huru-hara.”

• Tak pasti siapa dah bayar dan siapa tertunggak

  Status bayaran, deposit dan baki untuk setiap pelanggan di satu tempat.

• Padankan bukti bayaran dalam WhatsApp dengan invois satu-satu

  Bukti bayaran dimuat naik pada order, terus masuk barisan pengesahan.

• Kira gaji dan komisen secara manual

  Gaji dan komisen disediakan dari rekod HR dan jualan dalam sistem yang sama.

• Resit tuntutan hilang, kelulusan lambat

  Tuntutan dihantar dengan gambar resit dan diluluskan secara berperingkat.

• Pembelian dibuat tanpa kelulusan yang jelas

  Permintaan pembelian melalui barisan kelulusan kewangan.

• Bos tanya cashflow, laporan belum siap

  Kutipan dan tunggakan langsung, dengan ramalan aliran tunai dalam Pro.

“Order dah confirm, tapi pasukan operasi selalu dapat maklumat separuh.”

• Maklumat hilang masa serahan dari jualan ke operasi

  Order yang disahkan terus menjadi kerja dengan maklumat lengkap.

• Setiap staf buat kerja ikut cara sendiri

  SOP diterbitkan dalam sistem, dengan pengesahan bacaan oleh staf.

• Stok habis tanpa amaran

  Baki stok dan status stok rendah untuk setiap item.

• Tak tahu siapa pegang laptop, projektor atau aset lain

  Rekod aset dengan pemegang, nombor siri dan sejarah pindah milik.

• Projek lewat dan tiada siapa perasan

  Garis masa, pencapaian dan kemajuan projek yang jelas.